Bewaartermijnen

Gegevensbewaarbeleid

Hoe lang verschillende categorieën documentuitwisseling, account-, facturatie- en operationele gegevens worden bewaard.

Laatst bijgewerkt: 6 oktober 2026

1. Uitgangspunt

Bewaartermijnen hangen af van het doel. Voor klantgegevens gelden klantinstructies en de DPA; voor eigen verwerking van Doqubox geldt de privacyverklaring.

2. Documentuitwisselingsgegevens

Inkomende bestanden en uitgaande overdrachten: Een beperkte, vaste termijn uit de accountinstellingen, standaard zeven dagen. De vervaldatum wordt bij ontvangst of aanmaak van de overdracht vastgelegd.
Documentverzoeken: Status, ontvangergegevens en metadata blijven bewaard zolang nodig voor uitvoering, voortgang, auditbaarheid en verloop of verwijdering.
Verwijderde of verlopen gegevens: Uit actieve toegang verwijderd en daarna opgeschoond via verwijdering en backuprotatie.

3. Accountgegevens

Account-, gebruikers- en abonnementsgegevens: Tot accountverwijdering, volgens klantinstructies en de DPA. Gebruikersdeactivatie verwijdert geen gegevens. Boekhoudtermijnen staan hieronder.
Branding- en domeininstellingen: Zolang het account of de configuratie actief is.
Supportcommunicatie: Tot afhandeling van het verzoek en bijbehorende klachten of geschillen, tenzij de wet langere bewaring vereist.

4. Facturatie- en betaalgegevens

Facturen en boekhouding: Volgens wettelijke boekhoudverplichtingen.
Betaalidentificatoren en mandaten: Zolang nodig voor betalingen, terugbetalingen, chargebacks, administratie en wettelijke verplichtingen.

5. Beveiligings- en operationele gegevens

Activiteitenregistraties: Zolang nodig voor inzicht voor klanten, auditondersteuning, misbruikpreventie en beveiligingsonderzoek, volgens de DPA.
Logs: Op rollende basis bewaard voor operationele en beveiligingsdoeleinden.
Sessies en authenticatie: Tot uitloggen, verloop, vervanging of verwijdering voor accountbeveiliging.
Databasebackups: Op rollende basis bewaard. Verwijderde gegevens kunnen in backups blijven tot de backup verloopt.

Gegevens voor onderzoek naar een specifiek beveiligingsincident of misbruik worden verwijderd zodra het onderzoek en bijbehorende procedures zijn afgesloten.

6. Verantwoordelijkheden van klanten